Formal Letter : Surat Resmi Dalam Bahasa Inggris

Halooo Share-Ers… Meskipun kini penggunaan teknologi sudah terlihat semakin berkembang, penulisan surat masih tetap dibutuhkan. Walaupun tidak selalu menggunakan surat pada umumnya dengan menggunakan amplop, surat juga bisa dibuat dan dikirim dengan melalui e-mail. Jika dilihat dari kebutuhannya, surat terbagi menjadi dua. Yaitu surat formal dan surat informal.

Nah kali ini kalian akan mempelajari tentang formal letter yang biasanya dikenal juga sebagai business letter atau professional letter. Kira-kira kegunaannya untuk apa saja ya? Apakah kalian sudah pernah membuat formal letter sebelumnya? Dalam artikel ini kita akan mengupas tuntas sampai ke akar akarnya terkait formal letter dalam bahasa inggris.

Sebenarnya apa sihh formal letter itu??

Formal letter, business letter atau professional letter adalah surat dalam bahasa Inggris yang dibuat dalam bentuk khusus dan mengikuti berbagai macam aturan. Formal letter ini banyak sekali digunakan dalam kebutuhan yang berhubungan dengan bisnis atau hal yang profesional.

Misalnya kalian bekerja di instansi atau perusahaan di luar negeri, lalu ingin mengundurkan diri atau resign. Kalian tentunya harus menulis surat resign terlebih dahulu. Atau kalian ingin memberikan sebuah kritik atau keluhan terhadap sebuah produk atau jasa, kalian tentu memerlukan formal letter, selain itu gess Kalian  juga bisa membuat surat resmi dalam bahasa Inggris untuk memberikan informasi khusus terkait pekerjaan. Atau ketika ingin melamar sebuah pekerjaan ke perusahaan asing, kalian juga perlu membuat formal letter terlebih dahulu. Atau kalian juga bisa membuat surat resmi dalam bahasa Inggris kepada editor sebuah surat kabar untuk memberi tahu tentang suatu isu., dalam artikel kali ini kita akan mengupas tuntas terkait format letter dalam bahasa inggris.

Jenis jenis Formal Letter dalam bahasa inggris:

• Business Letters

Business letters adalah surat resmi yang harus ditulis secara jelas dan langsung to the point. Kalian tidak perlu menuliskan latar belakang cerita di dalamnya. Yang kalian lakukan hanya perlu menyampaikan pesan secara jelas dan langsung pada intinya.

Terdapat beberapa hal yang harus dipahami dalam menulis business letters, yaitu sebagai berikut:

1. Gunakan bahasa sehari-hari yang sederhana dan secara jelas menyampaikan pesan.
2. Hindari penggunaan kosakata yang berlebih-lebihan.
3. Jangan menggunakan jargon yang yang biasa digunakan dalam bisnis ketika kalian menulis business letters.
4. Hindari penggunaan singkatan atau abbreviations
5. Jika kalian membutuhkan pemesanan barang-barang, tulis secara merinci barang apa saja yang dibutuhkan.
6. Ketika membalas business letters, selalu sebutkan tanggal saat kalian membalas surat tersebut.
7. Business letters biasanya berupa surat yang diberikan oleh atasan kepada karyawan dan sebaliknya. Bisa juga berupa pemesanan barang-barang atau penggantian barang-barang. Business letters juga bisa berupa surat keluhan atau letters of complaint.

 

• Letters of Application

Kalian mungkin sedang atau akan melamar pekerjaan ke perusahaan asing. Langkah pertama yang harus dilakukan adalah membuat letters of application. Berikut ini adalah beberapa hal yang harus kalian ketahui mengenai penulisan letters of application:

1. Mulai dengan pengenalan singkat dan dari mana kalian mendapatkan informasi mengenai lowongan pekerjaan, misalnya dari iklan yang ada di internet atau di koran.
2. Sebutkan latar belakang pendidikan dan latar belakang pekerjaan.
3. Sebutkan alasanmu mengapa ingin bergabung dengan perusahaan yang sedang kalian lamar.
4. Kemudian, sebutkan kelebihanmu dalam bekerja di bidang yang kalian inginkan, agar recruiter dapat mengetahui karyawan seperti apa dirimu.
5. Format letters of application bisa mengikuti format business letters.

 

• Letters to Newspapers

Letters to newspapers biasanya ditujukan kepada editor yang bertanggung jawab atas surat kabar tertentu. Biasanya tujuan menulis surat ini adalah untuk memberikan informasi, melengkapi atau mengkritisi suatu informasi.

Letters to newspapers selalu diawali atau ditujukan kepada editor dan diakhiri dengan yours faithfully. Oleh karena itu, jenis surat ini biasa disebut juga dengan letters to editor. Meskipun surat ini ditujukan kepada editor, kalian tetap harus menulisnya secara profesional. Selain itu, kalian juga harus menyertakan namamu dan alamat tempat tinggalmu dengan benar, karena surat kabar tidak akan mempublikasikan anonymous letters.

Lantas apa aja sihh struktur penulisan formal letters??

Ada beberapa poin yang perlu kalian perhatikan dalam penulisan formal letters diantaranya yakni:

1. Addresser

Addresser pada formal letter meliputi nama lengkap dan alamat pengirim. Nah, dalam konteks ini, pengirim bisa jadi berupa seorang individu atau sebuah organisasi. Selain itu, beberapa perushaan, lembaga atau instansi juga dapat menuliskan addresser dalam bagian kop surat dan disertai dengan logo perusahaan, lembaga atau instansi tersebut.

 

2. Date

Date yang dimaksud adalah tanggal surat dibuat atau dikeluarkan oleh pihak pengirim. Biasanya penulisan date ini akan dimulai dengan nama kota, lalu diikuti dengan tanggal, bulan dan tahun surat itu dibuat atau dikeluarkan.

3. Adressee

Tentu ketika menulis surat kalian perlu mencantumkan siapa yang akan menerima surat tersebut. Surat yang kalian buat bisa ditujukan kepada seseorang atau sebuah lembaga. Jangan sampai kalian salah menulis nama seseorang beserta gelarnya atau nama perusahaan. Karena jika salah menuliskannya, bisa jadi surat tersebut malah tidak diterima.

4. Salutation

Setelah menuliskan namamu, tanggal dan nama penerima, kalian dapat menuliskan salutation atau sapaan. Biasanya sapaan yang paling sering digunakan adalah “dear” dan diikuti dengan last name penerima surat. Jika penerima surat tersebut adalah seorang pria, kalian bisa menyebutkan “Dear Mr. (nama belakang)”.

Tapi jika penerima tersebut merupakan seorang wanita, kalian harus mengetahui terlebih dahulu apakah wanita tersebut masih berstatus lajang atau sudah menikah. Jika penerima tersebut masih berstatus lajang, maka kalian harus menulis “Dear Ms. (nama belakang)” tapi jika penerima tersebut adalah seorang wanita yang sudah menikah, kalian harus menulis “Dear Mrs. (nama belakang.)”

Namun, jika kalian tidak mengetahui nama penerima tersebut, kalian bisa menuliskan “Dear, Sir“, “Dear, Madam” atau “Dear, Sir or Madam“. Atau kalian juga bisa menulis nama jabatan mereka misalnya, “Dear Hiring Manager“, “Dear Editor in Chief” atau yang lainnya.

5. Body atau Content

Pada bagian ini kalian akan menuliskan inti dari formal letter yang kalian tulis. Kalian harus menyampaikannya dengan jelas dan to the point

Contoh Formal Letter (Surat Resmi) Berbentuk Order Letter

Lyly Bakery

Langenrejo Street, Kediri No. 31

So Jakarta, 4465

 

Bandung, September 22, 2022

 

Dear Sir/Madam,

 

Through this letter, we are happy to set a purchase for 55 indoor grill machines (Code Item #4356), all in silver color. Please charge this purchase to our pre-existing account that we have with you. We hope to receive this order no later than Thursday, October 12th, 2022. Please confirm that you received this order by calling us at 0814 6735 8900 anytime during business hours. Thank you for your assistance.

 

Regards,

Tuffer Kitchen

 

 

Semoga setelah mempelajari contoh surat resmi bahasa Inggris (formal letter) di atas, nantinya kalian bisa menulis surat resmi dengan baik dan benar.

Tapi, terkadang kita juga butuh seseorang yang lebih ahli untuk bantu mengoreksi tulisan kita, kayak mentor gitu.

Kalau kalian ingin berlatih writing dalam bahasa Inggris, di Share-E kampong inggris pare siaapp membimbing kalian belajar bahasa inggris dari nol dan sistematis

 

(Triyana Purnama)